《例文あり》内定承諾・辞退の正しいマナー。電話とメールの送り方｜完全版

こんにちは！株式会社マーキュリーの広報担当です。

4月に入り、27卒の皆さんの就活もいよいよ本格化してきました。エントリーや面接準備を進めるなかで、企業からの連絡にどう返事をすればいいのか、不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

内定をもらうことはゴールではなく、社会人としての新しい一歩の始まりです。だからこそ、その後の「承諾」や「辞退」といった連絡のマナーは、あなたの「社会人としての品格」が最初に見られる場面でもあります。

「断るのが申し訳ないから連絡を先延ばしにしたい」「第一志望の結果が出るまで返答を待ちたい」……そんな不安や葛藤を抱えるのは、あなたが誠実に就活に向き合っている証拠です。今回は、企業の採用担当者と良好な関係を保ちながら、自分の意思を正しく伝えるためのマナーと例文を徹底解説します。この記事を読んで、自信を持って次のステップに進みましょう！

こんな人におすすめ

✅ 内定をもらったけれど、承諾や辞退の伝え方がわからず困っている人
✅ 第一志望の選考が残っており、内定承諾を保留したいと考えている人
✅ 内定辞退を伝えたいが、気まずくて電話をかける勇気が出ない人
✅ 内定承諾書を提出した後に、どうしても辞退したくなった人

内定通知への対応は「スピード」と「誠実さ」がすべて

まず前提として知っておいてほしいのは、内定通知に対するレスポンスは早ければ早いほど良いということです。企業側はあなたを仲間として迎えるために、入社準備や他の候補者への連絡など、多くの調整を裏で行っています。

返事を先延ばしにすることは、企業側のスケジュールを止めてしまうことと同義です。承諾する場合も辞退する場合も、感謝の気持ちをベースに、誠実かつ迅速に対応することが、ビジネスパーソンとしての第一歩となります。迷いがある場合も「検討させていただきます」と一旦連絡を入れるのが基本のマナーです。

【内定承諾】喜びと感謝を伝える正しい方法

志望していた企業から内定をもらったら、まずは素直に感謝の気持ちを伝えましょう。連絡方法は、基本的には「もらった連絡手段に合わせる」のがスムーズです。電話で連絡が来たなら電話で、メールならメールで返信しましょう。ただし、電話で承諾した場合でも、記録を残すために後からメールを送っておくとより丁寧です。

■電話で承諾する場合

メモなどを用意して要点を抑えてから電話するようにしましょう。

「お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討させていただいた結果、ぜひ御社からの内定をお受けしたくお電話いたしました。
精一杯頑張りますので、よろしくお願いいたします」

ポイントは、ハキハキとした声で入社意欲を伝えることです。電話を切る前には、今後の書類の手続きや提出期限についても確認しておくと安心ですね。

■メールで承諾する場合の例文
件名：内々定のお礼と承諾のご連絡（〇〇大学 氏名）

株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

このたびは内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
貴社の一員として働ける機会をいただきましたことを、大変光栄に存じます。
つきましては、内々定を謹んでお受けいたします。

一日も早く貴社に貢献できるよう、残りの学生生活においても研鑽に励んでまいります。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

まずは、内々定のお礼と承諾のご連絡を申し上げます。

＊署名

【内定保留】角を立てずに「待ってもらう」交渉術

「内定は嬉しいけれど、第一志望の選考がまだ残っている……」。就活中、最も多い悩みがこれです。企業側も学生が複数の選考を受けていることは承知していますが、無言で放置するのはNGです。

保留したい場合は、「いつまでに返答するか」という期限を明確に提示するのが鉄則です。一般的には数日から1週間程度が目安ですが、他社の最終面接の関係でどうしても2週間程度必要な場合は、正直に理由を話して相談してみましょう。

■保留をお願いする際のポイント

• まずは内定への感謝をしっかりと伝える。
• 「納得した形で進路を決めたい」という前向きな理由を添える。
• 返答の期限（具体的な日付）をこちらから提示する。

■保留メール例文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

このたびは内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
貴社より高い評価をいただきましたことを、大変光栄に存じます。

一方で、今後の進路について慎重に検討したいと考えております。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、〇月〇日までご返答をお待ちいただくことは可能でしょうか。

今後の人生に関わることですので、慎重に検討したうえで進めたいと考えております。
ご迷惑をおかけし恐縮ではございますが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

＊署名

【内定辞退】基本は電話で。気まずいからこそ誠実に伝えよう

新卒選考の場合、内定辞退の連絡は、基本的に電話で伝えるのがマナーです。
採用担当者に直接お詫びと感謝を伝えられるため、より誠意が伝わりやすくなります。特に、選考で何度もやり取りをした企業や、面接・面談で丁寧に対応してもらった企業には、できるだけ電話で連絡するのが望ましいでしょう。

せっかく選考を突破したのに辞退を伝えるのは、誰だって心苦しいものです。しかし、採用担当者はあなたのために時間とコストをかけて選考を行ってきました。
また、応募者にとっても、内定まで進んだ企業は、面接や職場見学を通してたくさんの方と関わってきた、思い入れのある存在ではないでしょうか。
とはいえ、企業の人事担当者は、あなたの入社を見据えて選考や受け入れの準備を進めてくれています。
だからこそ、辞退を決めたら、できるだけ早く、できれば電話で直接伝えるのが最も誠意ある対応です。

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。先日は内定のご連絡をいただき、本当にありがとうございました。大変ありがたいお話だったのですが、悩んだうえで、今回は辞退させていただきたく、お電話いたしました。せっかくお時間をいただいたのに、このようなご連絡となってしまい申し訳ありません。」

また、辞退の際には理由を聞かれる場合がほとんどのため、あらかじめ簡潔に答えられるよう準備しておきましょう。
突っ込んで聞かれたときも、深掘りに全部付き合う必要はありません。「別の進路を選んだ」「自身の適性を踏まえて判断した」など、本当の方向性は伝えつつ、角が立つ情報はぼかすのが無難です。

「自分の今後の方向性を考えたうえで、別の進路に進む決断をいたしました。選考ではお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい申し訳ありません。」

なお、電話がつながらない場合や、企業側からメールでの連絡を案内されている場合は、メールで連絡しても問題ありません。
ただしその場合も、辞退を決めたらできるだけ早く連絡することを心がけましょう。

■内定辞退を伝える際の例文（メール）
件名：内々定辞退のご連絡（〇〇大学 氏名）

株式会社〇〇

人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

先日は内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このような光栄なご連絡をいただきながら、誠に恐縮ではございますが、
検討の結果、この度の内々定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

選考の過程でお会いした皆様には多大なるお時間を割いていただき、御社の魅力についても深くお聞かせいただいたにもかかわらず、このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

本来であれば直接お会いしてお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。

最後になりますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

※辞退理由は「検討の結果、他社とのご縁を感じたため」などで十分です。無理に具体的な社名を出す必要はありません。聞かれたら「自分の適性をより活かせると判断した別業界・企業」であることを丁寧に説明しましょう。

内定承諾書を出した後の辞退は可能？

「一度承諾書を郵送してしまったけれど、やっぱり諦めきれない企業がある」というケース。結論から言えば、法的には入社直前まで辞退は可能です。日本には「職業選択の自由」があるため、承諾書に法的な拘束力はありません。

しかし、企業側は承諾書を受け取った時点で、あなたが入社することを前提に備品の手配や配属先の調整を始めています。承諾後の辞退は、企業に多大な迷惑をかける行為であるという自覚を持ち、最大限の謝罪を行いましょう。この場合はメールではなく、必ず電話で直接謝罪の意を伝えるのがマナーです。

就活エージェントを利用している場合は、まず担当者に相談を

就活エージェントを利用している場合、内定の承諾・保留・辞退のいずれも、まずは担当エージェントに相談するのが基本です。就活エージェントは、選考結果の連絡だけでなく、内定辞退や承諾期限の延長、承諾前の確認など、企業との調整役も担っています。迷ったまま自己判断で動くのではなく、まず担当者に状況を共有すると進めやすいでしょう。

内定を承諾する場合も、まず担当者に意思を伝え、返答期限や必要な手続きがないか確認しておくと安心です。まだ迷いがある場合は、就活エージェント経由で社員面談や職場理解のための追加相談を調整してもらえることもあります。

辞退する場合も、決めた時点でできるだけ早く担当エージェントに伝えましょう。重要な連絡は電話が基本とされますが、企業側からメール指定がある場合や、記録を残したい場合はメールで対応するケースもあります。理由を聞かれたときは、正直に、ただし差し支えのない範囲で簡潔に答えれば十分で、企業を否定するような言い方や細かすぎる説明は不要です。

まとめ：就活のマナーは「未来の自分」への投資

内定後の連絡は、誰しも緊張するものです。しかし、丁寧かつ誠実な対応をすることで、あなたは一人の学生から「信頼できる社会人の卵」へと評価を変えることができます。

• 内定通知への返信は、できるだけ当日〜翌日中に行う。
• 保留したい場合は、返答の期限を明確に伝えて相談する。
• 辞退の際は、感謝とお詫びの気持ちを込め、迅速に連絡する。
• 一度決めた進路を大切にしつつ、断る際も誠実さを忘れない。

就活という限られた期間の中で、多くの企業と関わることは大きな財産です。たとえ入社しない企業であっても、将来的に仕事のパートナーや顧客として再会する可能性はゼロではありません。最後の一瞬までマナーを大切にし、自分自身が納得できる形で就活を締めくくってくださいね！

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