《例文あり》内定承諾・辞退の正しいマナー｜電話・メールでの伝え方徹底解説

こんにちは！株式会社マーキュリーの広報担当です。

4月に入り、27卒の皆さんの就活もいよいよ本格化してきました。
エントリーや面接準備を進めるなかで、企業からの連絡にどう返事をすればいいのか、不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

内定をもらうことは、就活のゴールではなく、社会人としての新しい一歩の始まりです。
だからこそ、その後の内定承諾・内定保留・内定辞退の連絡のマナーは、社会人としての姿勢が見られる大切な場面でもあります。

「辞退するのが申し訳なくて、連絡を先延ばしにしたい」
「第一志望の結果が出るまで、返答を待ってもらいたい」
「内定承諾後に辞退してもいいのか不安」

そんな悩みを抱えるのは、あなたが誠実に就活に向き合っている証拠です。

この記事では、企業の採用担当者と良好な関係を保ちながら、自分の意思を正しく伝えるためのマナーと例文を解説します。
自信を持って次のステップへ進むために、ぜひ参考にしてみてください！

こんな人におすすめ

✅ 内定をもらったものの、承諾や辞退の伝え方がわからない人
✅ 第一志望の選考が残っており、内定承諾を保留したい人
✅ 内定辞退を伝えたいが、電話をかけるのが不安な人
✅ 内定承諾書を提出した後に、辞退できるのか知りたい人

内定通知への対応は「スピード」と「誠実さ」がすべて

まず前提として知っておいてほしいのは、
内定通知に対するレスポンスは早ければ早いほど良いということです。

企業は、あなたを新しい仲間として迎えるために、入社準備や配属調整、他の候補者への連絡など、さまざまな対応を進めています。

返事を先延ばしにすることは、企業側のスケジュールを止めてしまうことと同義です。
承諾する場合も、辞退する場合も、感謝の気持ちを持って、誠実かつ迅速に対応することが、ビジネスパーソンとしての第一歩となります。

すぐに答えが出せない場合でも、無言で保留するのは避けたいところです。
「慎重に検討したいため、〇月〇日までお時間をいただけますでしょうか」と、一度連絡を入れるのが基本です。

【内定承諾】喜びと感謝を伝える正しい方法

志望していた企業から内定をもらったら、まずは感謝の気持ちを伝えましょう。

連絡方法は、基本的には「企業から連絡をもらった連絡手段に合わせる」のが自然です。
電話で連絡が来た場合は電話で、メールで連絡が来た場合はメールで返信するとスムーズです。

電話で承諾した場合でも、後からメールを送っておくと、記録にも残り、より丁寧な印象になります。

■電話で内定承諾を伝える場合

電話をする前に、伝える内容を簡単にメモしておくと安心です。

お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討させていただいた結果、ぜひ御社からの内定をお受けしたく、お電話いたしました。
一日も早く貢献できるよう精一杯頑張りますので、今後ともよろしくお願いいたします。

電話でのポイントは、明るく落ち着いた声で入社意欲を伝えることです。
あわせて、今後の書類の手続きや提出書類の期限も確認しておくと安心ですね。

■メールで内定承諾を伝える場合
件名
内々定のお礼と承諾のご連絡（〇〇大学 氏名）

本文例
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

このたびは内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
貴社の一員として働ける機会をいただきましたことを、大変光栄に存じます。

つきましては、内々定を謹んでお受けいたします。

一日も早く貴社に貢献できるよう、残りの学生生活においても研鑽に励んでまいります。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

まずは、内々定のお礼と承諾のご連絡を申し上げます。

＊署名

【内定保留】角を立てずに「待ってもらう」伝え方

「内定は嬉しいけれど、第一志望の選考がまだ残っている」
就活中には、このような状況になることもあります。

企業側も、学生が複数の選考を受けていることは理解しています。
ただし、無言で返答を先延ばしにするのは避けましょう。

内定保留をお願いする場合は、いつまでに返答するのかを明確に提示するのが大切です。
一般的には、数日から1週間程度が目安です。
どうしても他社選考の都合で時間が必要な場合は、正直に理由を伝えて相談しましょう。

■保留をお願いする際のポイント

• まずは内定への感謝を伝える
• 「納得して進路を決めたい」という前向きな理由を添える
• 返答期限を具体的な日付で伝える

■内定保留メール例文
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

このたびは内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
貴社より高い評価をいただきましたことを、大変光栄に存じます。

一方で、今後の進路について慎重に検討したいと考えております。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、〇月〇日までご返答をお待ちいただくことは可能でしょうか。

ご迷惑をおかけし恐縮ではございますが、納得した形で進路を決めたいと考えております。
何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

＊署名

【内定辞退】基本は電話で、誠実に伝える

新卒採用における内定辞退の連絡は、基本的に電話で伝えるのがマナーです。

採用担当者に直接、感謝とお詫びを伝えられるため、誠意が伝わりやすくなります。
特に、選考で何度もやり取りをした企業や、面接・面談で丁寧に対応してもらった企業には、できるだけ電話で連絡するのが望ましいでしょう。

辞退を伝えるのは、誰でも心苦しいものです。
しかし、採用担当者はあなたのために時間とコストをかけて選考を行ってきました。
また、応募者にとっても、内定まで進んだ企業は、面接や職場見学を通してたくさんの方と関わってきた、思い入れのある存在ではないでしょうか。
とはいえ、企業の人事担当者は、あなたの入社を見据えて選考や受け入れの準備を進めてくれています。

だからこそ、辞退を決めたら、できるだけ早く直接伝えるのが最も誠意ある対応です。

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇です。
先日は内定のご連絡をいただき、本当にありがとうございました。
大変ありがたいお話だったのですが、悩んだ結果、今回は辞退させていただきたく、お電話いたしました。
選考では貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。

辞退理由を聞かれた場合は、簡潔に伝えれば問題ありません。
突っ込んで聞かれたときも、深掘りに全部付き合う必要はありません。
「別の進路を選んだ」「自身の適性を踏まえて判断した」など、無理に細かく説明する必要はなく、企業を否定するような言い方は避けましょう。

自分の今後の方向性を考えたうえで、別の進路に進む決断をいたしました。選考ではお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい申し訳ありません。

■メールで内定辞退を伝える場合
電話がつながらない場合や、企業側からメールでの連絡を案内されている場合は、メールで連絡しても問題ありません。
その場合も、辞退を決めたらできるだけ早く連絡しましょう。

件名
内々定辞退のご連絡（〇〇大学 氏名）

本文例
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

先日は内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このような光栄なご連絡をいただきながら、誠に恐縮ではございますが、
検討の結果、このたびの内々定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考の過程でお会いした皆様には、多大なるお時間を割いていただき、貴社の魅力についても深くお聞かせいただいたにもかかわらず、このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

本来であれば直接お電話にてお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。

最後になりますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

＊署名

※辞退理由は「検討の結果、他社とのご縁を感じたため」などで十分です。
無理に具体的な社名を出す必要はありません。聞かれたら「自分の適性をより活かせると判断した別業界・企業」であることを丁寧に説明しましょう。

内定承諾書を出した後の辞退は可能？

「一度、内定承諾書を提出したけれど、やっぱり別の進路に進みたい」
このようなケースもあるかもしれません。

結論から言えば、内定承諾書を提出した後でも、辞退は可能です。
日本には「職業選択の自由」があるため、承諾書に法的な拘束力はありません。

しかし、企業は承諾書を受け取った時点で、入社を前提に備品の手配や配属先の調整を始めています。

そのため、承諾後の辞退は企業に大きな迷惑をかける行為であるという自覚を持ち、できるだけ早く、誠意を持って連絡することが大切です。

この場合は、メールだけで済ませるのではなく、まずは電話で直接謝罪と辞退の意思を伝えましょう。

就活エージェントを利用している場合の対応

就活エージェントを利用している場合は、内定承諾・保留・辞退のいずれも、まず担当エージェントに相談するのが基本です。

就活エージェントは、選考結果の連絡だけでなく承諾期限の延長や辞退連絡など、企業との調整役も担っています。

迷ったまま自己判断で動くのではなく、まず担当者に状況を共有しましょう。

内定を承諾する場合も、まず担当者に意思を伝え、返答期限や必要な手続きを確認しておくと安心です。
まだ迷いがある場合は、社員面談や追加相談を調整してもらえることもあります。

辞退する場合も、決めた時点でできるだけ早く担当エージェントに伝えましょう。
重要な連絡は電話が基本とされますが、企業側からメール指定がある場合や、記録を残したい場合はメールで対応するケースもあります。
理由を聞かれた場合は、正直に、承諾期限の延長や辞退連絡など、企業との調整役も担っています。

FAQ｜内定承諾・辞退でよくある質問

• Q. 内定通知への返信はいつまでにすべきですか？

できれば当日中、遅くとも翌日中には返信するのが望ましいです。すぐに決められない場合でも、検討中であることを一度連絡しましょう。

• Q. 内定を保留したい場合、どれくらい待ってもらえますか？

一般的には数日から1週間程度が目安です。どうしても時間が必要な場合は、理由と返答期限を明確に伝えて相談しましょう。

• Q. 内定辞退はメールだけでも大丈夫ですか？

企業からメールでの連絡を指定されている場合や、電話がつながらない場合はメールでも問題ありません。ただし、基本的には電話のほうが誠意は伝わりやすいです。

• Q. 内定辞退の理由はどこまで伝えるべきですか？

詳しく話しすぎる必要はありません。「自分の適性や今後の方向性を考えた結果」など、簡潔で角の立たない表現がおすすめです。

• Q. 内定承諾後でも辞退できますか？

辞退は可能です。ただし、企業は入社準備を進めているため、できるだけ早く電話で連絡し、誠意を持って謝罪しましょう。

まとめ：就活のマナーは「未来の自分」への投資

内定後の連絡は、誰しも緊張するものです。
しかし、丁寧かつ誠実な対応をすることで、あなたは一人の学生から「信頼できる社会人の一歩手前の存在」として見られるようになります。

内定後の対応で大切なのは、次の4つです。

• 内定通知への返信は、できるだけ当日〜翌日中に行う
• 保留したい場合は、返答の期限を明確に伝える
• 辞退する場合は、感謝とお詫びを込めて迅速に連絡する
• たとえ入社しない企業であっても、最後まで誠実に対応する

就活という限られた期間の中で、多くの企業と関わることは大きな財産です。
たとえ入社しない企業であっても、将来的に仕事のパートナーや顧客として再会する可能性はゼロではありません。

最後の一瞬までマナーを大切にし、自分自身が納得できる形で就活を締めくくってくださいね！

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